1) Anagrafica contatti
Gestione completa di tutta l'anagrafica di base per discenti, relatori e contatti generici interni ed esterni alla propria organizzazione.
Contiene tutti i dati che caratterizzano la persona. Automatismi specifici consentono di recuperare le informazioni necessarie alle diverse fasi della gestione della formazione.
Tabelle configurabili dall'utente e ricerche a campi multipli con la possibilità di salvare la ricerca composta. Prevista rubrica, indirizzi multipli, dati interni, classificazione in categorie, lettere intestate basate su modelli Word, stampa etichette postali.
Colloca il contatto in un organigramma multilivello che prevede inquadramenti funzionali, retributivi, contrattuali (centro di costo, Dipartimento, Struttura, Sede di lavoro, Qualifica, Contratto, etc).
I campi sono chiavi di ricerca per stampe analitiche dei costi e degli eventi. Il livello contrattuale prevede anche lo sviluppo del costo orario sulle ore impegnate per la formazione.
Gestione delle campagne di comunicazione di massa.
E' uno strumento per contattare persone in gruppi. Può essere usato per promuovere eventi, progetti formativi o qualunque altra comunicazione destinata ai propri contatti.
Ogni campagna può essere organizzata da singole attività rivolte ad un target specifico e con strumenti vari: fax, email, SMS, stampe preintestate, etichette postali. Vengono utilizzati dei modelli Word per i testi fissi ed i campi ariabili sono sostituiti automaticamente, le comunicazioni sono quindi personalizzate con il nominativo specifico.
2)Gestione eventi
Anagrafica e storico di tutti gli eventi e dati di base.
Impostazione regole eventi, posti riservati, eventuali crediti previsti, sufficienza minima richiesta per la presenza in aula, quote partecipazione, acconti e saldi, inviti e conferme di partecipazione.
Stampe personalizzabili per ogni evento: qualità ISO, foglio firme, riepilogo partecipanti, riepilogo quote versate etc..
Stampa automatica dei certificati finali con attribuzione dei crediti, dichiarazioni di presenza per il datore di lavoro, riepilogo dati anagrafici Excel per il Ministero. Classificazione del singolo evento secondo la specifica tipologia. Permette la distinzione degli eventi ECM nazionali dai regionali o altre tipologie (qualità, sicurezza etc.). Lo storico dei crediti consentirà l’accorpamento per categorie omogenee.
Automatismi per gestire le varie edizioni e riedizioni che compongono il Progetto aziendale. Ripartizione automatica dei congressisti all'interno del progetto formativo. La ripartizione può essere subordinata a vari criteri al fine di ridurre l’impatto delle assenze.
Gestione delle sale congressuali (liberamente definibili) con visualizzazione rapida (griglia colorata a video) delle prenotazioni presenti e del referente.
Gestione badge congressuali ed automatismi di controllo delle presenze. Produzione, stampa e lettura di codice a barre unico per congressista/evento. Memorizzazione dell'orario in entrata ed uscita dall'aula. Il tesserino è personalizzabile con Word.
Gestione delle attrezzature necessarie per il singolo evento (proiettore, audio, etc). Tabelle di base configurabili.
Gestione dei materiali didattici necessari per il singolo evento. Acquisisce l'informazione dei materiali (dispense, gadget, etc.) previsti per l'evento.
Consente la definizione di sottoeventi (subjobs) all'interno dell'evento principale. Ogni subjob predeve i suoi partecipanti. Utile per la ripartizione dei congressisti on cene di gale, attività formative specifiche, gruppi di lavoro, etc. La definizione del gruppo è libera e copre quindi ogni necessità. Le stampe prodotte riepilogano la composizione dei partecipanti divisi in funzione del gruppo assegnato.
Per ogni evento consente l’inserimento dei diversi obiettivi: ministeriali, regionali e professionali.
Sulla base di un modello personalizzato, produce i questionari da proporre ai discenti con le diverse domande e le possibili risposte esatte. I documenti prodotti prevedono un codice a barre univoco stampato accanto alla singola risposta. Il programma viene istruito consentendo una verifica automatica delle risposte multiple tramite lettore laser. Ai discenti che hanno superato la sufficienza richiesta per ogni questionario sarà automaticamente attribuita la sufficienza.
Con un modello personalizzato, produce i questionari da proporre ai discenti con le diverse risposte multiple. I documenti prodotti prevedono un codice a barre univoco stampato accanto alla singola risposta. Il software viene istruito registrando le sole risposte esatte consentendo una verifica veloce dei questionari tramite lettore laser.
Riepilogo e statistiche dei crediti ed eventi interni/esterni: gestione dei crediti conseguiti in Italia ed all'estero da altri provider. Storico dei crediti con ricerche multiple e controlli. Tramite i modelli Word è possibile predisporre certificati da rilasciare al singolo contatto e riepilogare la posizione ai fini dei crediti.
Consente di elaborare un insieme di eventi, codificati secondo una propedeuticità predefinita, e gestire la partecipazione dei soggetti all’intero percorso formativo suddiviso nei diversi moduli.
Check list configurabili per l'evento specifico con l'indicazione del responsabile dell'azione e promemoria per la scadenza. Le tabelle di base consentono di memorizzare le singole fasi delle diverse procedure adottate con la definizione della specifica scadenza. Sono presenti degli allert per avvisare l'utente o l'ufficio del mancato adempimento di una specifica azione nei tempi previsti. Conclude la procedura il controllo sulla congruità dell'azione finalizzata alle procedure della Qualità
E-mail per badge e certificati
Consente di spedire tramite email e in pochi passaggi, inviti agli eventi, tesserini per la rilevazione delle presenze, certificati dei crediti o dichiarazioni di presenza per il datore di lavoro.
I destinatari ricevono la documentazione come allegato senza dover produrre materiale cartaceo o doverlo imbustare. Tutti i documenti sono immodificabili e generati in formato PDF.
Elabora il numero degli eventi in cui il singolo contatto ha dato conferma di partecipazione all'evento e poi non si è presentato. E' prevista la possibilità di giustificazione, ma alle successive prenotazioni viene segnalato.
L'evento prevede un proprio programma con le giornate di lavoro, i relatori con i diversi interventi, il dettaglio orario, etc. I dati inseriti sono elaborati dal sistema e prodotti in diversi formati e contenuti: dal pieghevole con la sintesi al manifesto da affiggere.
Sulla base di un modello personalizzato, produce i questionari da proporre ai discenti con le diverse domande e le possibili risposte. Non esistono esatte o sbagliate. L'obiettivo è avere l'indicazione dei partecipanti in merito ad una specifica domanda.
I documenti prodotti prevedono un codice a barre univoco stampato accanto alla singola risposta. Il programma fornisce i dati aggregati delle risposte fornite e stampa un riepilogo con le percentuali.
3) Gestione crediti
Esporta in formato XLS il riepilogo dei crediti accorpato per professione o dettagliato sulla singola persona e gli eventi effettuati. Sono generate tabelle di riepilogo e grafici.
Gestisce i crediti secondo le disposizioni della regione. Prevede il tracciato record riepilogativo da inviare, le codifiche regionali dei titoli di studio e dei ruoli. I modelli per i certificati e le dichiarazioni sono personalizzabili. Verificare le regioni previste dal software.
Consente la memorizzazione, sul contatto, dei periodi di esenzione dai crediti. Oltre alla motivazione memorizza anche la categoria degli eventi formativi per la quale è stata registrato l'intervallo temporale di esenzione.
Crediti import XLS del Ministero
Utility per recuperare lo storico dei crediti importando il file Excel con l'anagrafica ministeriale di riepilogo. in automatico viene creato l'evento, inseriti tutti i partecipanti assegnando i crediti previsti. L'anagrafica contatti viene popolata con i dati mancanti.
Permette la registrazione delle attività formative svolte dal singolo contatto presso strutture esterne alla propria organizzazione.
Completa, quindi, lo storico delle attività formative svolte dal singolo individuo.
4) Economia e contabilità
Gestione economica costi/ricavi
Consente di sviluppare il singolo evento formativo in tutte le fasi di realizzazione attribuendo anche costi e ricavi previsti. Permette la creazione di un "bilancio di formazione" basato sul dettaglio di registrazioni contabili. Diversi modelli di stampa personalizzabili offrono il massimo della flessibilità sugli scopi voluti.
Spese della formazione esterna
Gestione spese per la formazione fuori sede dei dipendenti.
Elaborazione automatica delle delibere su modello Word personalizzabile. Stampa automatica: richiesta del contatto, valutazione di spesa, delibera di approvazione, acconto, consuntivo e saldo.
Storico dei costi. Report evidenziano i riepiloghi del singolo o accorpati secondo criteri di ricerca riconducibili alla struttura dell'organigramma.
Fatturazione automatica (o ricevuta fiscale) per i congressisti che devono pagare le quote evento.
Automatismi specifici consentono di definire le singole voci dei servizi ricevuti, che possono essere personalizzati. E' possibile creare un listino prezzi con le voci di dettaglio per ogni evento.
5) Moduli particolari
Importazione contatti da Outlook
Procedura per recuperare i nominativi inseriti nella rubrica di Outlook (Microsoft Office) ed importarli automaticamente nel programma.
Registrazioni transiti fuori rete
Permette di effettuare la rilevazione delle presenze all'evento, tramite codice a barre, su un PC non connesso alla rete ed importare i dati solo al termine dell'evento. E' un programma privo di controlli di licenza che riconosce i tesserini dei partecipanti, visualizza a video la foto e ne memorizza l'ora e data di entrata o uscita dalla sala congressuale.
Consente di inserire un codice identificativo del contatto coincidente per tutti gli eventi. Il tesserino con il codice a barre sarà così riconosciuto valido senza necessità di essere stampato ad ogni evento.
Strumento per esportare in Excel dati contenuti in ECMP secondo diverse query SQL.
6) Moduli per il web
Struttura software di base per consentire lo scambio dati tra archivi locali ed il web-server. Il processo dopo le configurazioni iniziali, è automatico senza interventi di tecnici. Il modulo è indispensabile per tutte le funzioni Web. Consente di definire quale evento rendere disponibile in remoto e pubblicarlo. Tutte le pagine possono essere inserite all'interno del proprio sito internet/intranet) e personalizzate.
Gestisce i crediti, o la formazione conseguita dal contatto, presso altri provider. Le informazioni risultano essere in autocertificazione sull’archivio locale dell’ufficio formazione. Lo storico eventi/crediti è automaticamente aggiornato con le nuove informazioni senza impegnare direttamente l'ufficio preposto.
Eventi selezionati possono essere pubblicati su internet e ricercati secondo i criteri d’interesse del navigatore. Le nuove anagrafiche sono acquisite da web contestualmente alla registrazione all’evento. Per ogni evento è possibile consentire le iscrizioni agli esterni (non presenti in anagrafica) o consentire la conferma di partecipazione solo a un gruppo predefinito (la scelta viene operata prima).
L’utente può interrogare, su internet con vari criteri di ricerca, la propria posizione relativa ai crediti/formazione e verificare, negli anni, il relativo dettaglio della formazione effettuata con i relativi crediti.
Funzione di aggiornamento anagrafica dei contatti da web.
Si possono autorizzare i diretti interessati a rettificare i dati non aggiornati sulla banca dati locale e/o inserire i mancanti. Eventuali nuovi nominativi non presenti negli archivi possono essere inseriti e quindi acquisiti. Il controllo sul codice fiscale esclude le false omonimie.
Carrello di acquisto eventi da internet. Il navigatore può selezionare gli eventi di proprio interesse e inserirli in un carrello virtuale. Presentando i dati della propria carta di credito viene verificata la transazione economica con la propria banca e acquisita la registrazione all'evento.
7) Formazione E-Learning: piattaforma o servizio per la FAD
Progetto di gestione E-Learning della formazione. Conforme agli standard ex AIPA, versatile e personalizzabile. La piattaforma è completa di tutte le più comuni funzioni per la realizzazione di corsi da fruire tramite Web: iscrizioni, contenuti, questionari on line, forum, chat, tutor virtuali, classi, etc. Per la vastità dell'argomento si fornisce solo un ordine di grandezza, L'offerta deve essere strutturata con un analisi approfondita.
Servizio completo per la gestione di eventi formativi tramite e-learning con il solo noleggio della piattaforma software/hardware. La piattaforma sarà configurata su specifiche del cliente per la sola durata del corso.
Aggiorna lo storico degli eventi, con gli eventuali crediti. Acquisisce dalla piattaforma di E-Learning i dati degli eventi formativi sostenuti dal singolo congressista.